Las juntas o “meetings” fueron en principio una excelente forma de comunicar las ideas y decisiones tomadas dentro de la organización. Sin embargo, a lo largo de los años y conforme la organización se va haciendo vieja, los meetings se han convertido en un instrumento de adiestramiento, intimidación y sometimiento, perdiendo así su propósito original; lo que es más, la triste realidad es que la mayoría de sus empleados no se encuentran a gusto ahí dentro, sin importar cuánto crea usted que los ha motivado con su excelente discurso.
Las nuevas tecnologías además, ofrecen excelentes vías de comunicación y alternativas interesantes para diversificar el alcance de un meeting, pero de eso hablaremos mucho después. Si usted planea sanear la administración de su organización y retomar el rumbo, considere los siguientes puntos al realizar una junta o reunión de trabajo.
Avise por todos los medios posibles
Hasta finales de los años ochenta, la forma tradicional de informar al personal de la ocurrencia de una reunión, era a través de un memorando, con el paso del tiempo, los nuevos administradores creyeron que esta herramienta de comunicación, ya no era tan necesaria y simplemente la fueron desechando. Hoy en día, existe una gran variedad de vías de comunicación desde el correo electrónico, la intranet de la corporación, la mensajería instantánea, la pared de avisos, el sonido interno, los mensajes de texto, las herramientas colaborativas y las redes sociales. Al agotar todas estas posibilidades, usted ha cumplido con la tarea de comunicar a sus subordinados la ocurrencia de una reunión, ignorar estás posibilidad, lo deja en la época de las cavernas y genera huecos y ruidos en sus canales de comunicación.
Planifique la reunión
No importa que sea una reunión de último minuto, tómese un breve tiempo para planear la reunión, para hacer notas sobre el tema, realizar la orden del día, preparar adecuadamente las condiciones físicas del lugar de la reunión y tener a la mano la lista de los convocados o simplemente revisar el equipo que vaya a utilizar. Una reunión no planificada será aquella donde usted acabe repitiendo lo mismo una y otra vez mientras la gente bosteza con regularidad y más de uno de sus subordinados hace hasta lo imposible por no dormirse. No planear también le llevará a hacer promesas vacías que seguramente no serán consideradas importantes por usted, pero si por el personal, lo llevará a iniciar en muchas ocasiones con el pie izquierdo dando lugar a peleas, reclamos, quejas, griterío e incluso golpes. Además, podrá terminar sin los recursos que necesita para llevarla a cabo como equipo de cómputo, proyector, pintarrón, plumones, etc. Todo por no prever. Evítese desaguisados y haga las cosas con calma.
Distribuye los asientos de forma uniforme
Es esencial que tenga en cuenta que en un meeting, todos los asistentes son importantes, no cometa el error de hacer distinciones porque generará esa barrera de descontento, inconformidad y desconfianza por parte de los subordinados y de orgullo, fastidio y rechazo de parte de los altos directivos que tanto estorba a la hora de tomar decisiones importantes. Distribuya los asientos de forma uniforme. Un consejo muy efectivo, mezcle a cada uno de sus directivos entre sus subordinados, algunos se sentirán cohibidos, pero otros (los más valiosos) se sentirán respaldados
Proporcione el Coffe Break sin importar los convocados
Discriminatoriamente, muchos ejecutivos proporcionan el Coffe Break solo en aquellas reuniones donde al menos un alto directivo va a estar, otros tienen dos Breaks, el de calidad para los directivos y el barato para el personal. Tenga uno solo y úselo siempre, trate de que sea café de buena calidad y galletas de corte fino, la razón es que ese simple detalle genera en los asistentes la sensación de ser importantes y reconocidos por la organización, además de que evitará por mucho los chismes after-party del personal resentido. Aunado a eso, el café es un aroma inspirador para muchos, grandes obras se han creado bajo la influencia de una buena taza de café, y las galletas evitaran que algunos distraigan a otros con comentarios acerca de su necesidad de alimentación.
Tenga a la mano un resumen de los puntos a tratar
Nada es más molesto que asistir a una reunión donde el organizador no sabe ni que decir. Así que, antes de empezar – de preferencia uno o dos días antes – escriba un resumen de los puntos a tratar en la reunión, si puede distribuirlo junto a la orden del día entre los asistentes será mejor ya que de esa manera todos estarán enterados de la temática, incluso puede servir para que algunos de los asistentes puedan participar al tener un panorama más claro.
Sea breve y directo
No importa cuánto se vea tentado a convertir el meeting en la plataforma de lanzamiento de sus grandes ideas y pensamientos, la realidad es que dos minutos después de iniciada la reunión, la mayoría de los asistentes ya está deseando que termine. Sea breve, diga solo lo necesario y vaya “al grano”, no lance indirectas con el ánimo de provocar ni extienda demasiado sus reclamos. La gente aprecia a aquellos que tienen la virtud de ser concisos y usted se evitará molestias al observar a su personal repetidamente mirar el reloj. Si tiene problemas con esto, practique un discurso grande frente al espejo y luego vaya intentando reducir su contenido con cada nuevo intento.
No malgaste el tiempo de los demás
Algunas empresas muy a propósito, hacen sus meetings en horarios no laborales o días de descanso, obligando al personal a asistir bajo la premisa de sufrir una penalización en su salario. A mi parecer esta práctica no solo es una muestra de la falta de ética y moral, sino que debería estar penalizada bajo alguna fuerte sanción económica. El tiempo es un factor muy importante, no solo el de la organización, sino el de cada persona que lo integra, usted no sabe si su personal necesita ese tiempo que se le está robando para realizar algún movimiento importante como un trámite administrativo, un evento familiar especial, un curso de capacitación externo o simplemente necesita descansar y desintoxicarse un poco de la cansada vida laboral. Si a usted no le agrada que le hagan perder el tiempo, respete el tiempo de los demás.
Haga las reuniones solo para tratar asuntos importantes
Algunas reuniones se hacen para tratar temas increíblemente ridículos como el color que debe tener la nueva oficina del jefe o el hotel donde debe hospedarse cuando sale a un evento en representación de la compañía. Hay asuntos menores que no necesitan ser motivo de una reunión, usted debe tener un criterio lo suficientemente abierto para entender que esos detalles no son tan importantes como para movilizar personal. Tampoco es buena idea convocar a reunión a cada rato o convocar solo para regañar – o en la mayoría de los casos gritar groserías sin mayor provecho – por algún error cometido. En cuanto a la periodicidad de las reuniones, una por semana ya es hablar demasiado, así que no intente rebasar ese límite o fastidiará a su personal.
Trabaje por objetivos, no discuta cosas sin sentido
Algunas reuniones se estropean cuando los involucrados alargan una discusión sobre algún asunto que posiblemente ni se resuelva, en lugar de señalar culpables y abrir “mesas de mercado”, escuche propuestas, elija la más adecuada y trace objetivos para conseguirlo, las siguientes juntas deberían de servir de checklist de objetivos y planteamiento de nuevas propuestas con sus objetivos.
No las convierta en un “lavado de cerebro”
Ansiosos por esparcir sus ideas, algunos directivos crean su propia cultura organizacional basada en sus ideas, creencias religiosas, políticas y económicas. Esto no es malo mientras no se convierta en un dogma porque de ser así, generalmente las reuniones pasan a ser aburridos intentos de lavado de cerebro, donde se pretende convencer casi a la fuerza al personal de aceptar todo lo que el alto mando diga. Recuerde que ellos también piensan, y aunque le duela, algunos de ellos pueden llegar a pensar mucho mejor que usted, generalmente estos se convierten en disidentes que irradian descontento y que estorbaran en muchos planes. Sea inteligente, no intente convencerlos de esa manera, mejor reconozca sus logros y póngalos a trabajar en proyectos que valgan la pena.
Cite solo a los involucrados
No obligue a todos a estar presentes, habrá ocasiones en las que solo se requerirá la presencia de un departamento o incluso un reducido grupo de personas. Si solo convoca a los interesados, se avanzará mucho mejor en sus objetivos.
No las convierta en un campo de batalla
No entre a una reunión con el ánimo subido de tono o como popularmente se dice “después de comer gallo”, piense que entrar en ese estado de ánimo, perjudicará más de lo normal a su organización y terminará tomando decisiones precipitadas y erróneas de las que más adelante se va a arrepentir. Tampoco fomente las peleas entre departamentos, no confunda competitividad interna con pleito de barrio como muchos suelen hacerlo. Entre más espíritu de negociador, reconciliador y pacificador tenga, mejor le ira. Si tiene una querella con alguno de los participantes, no la externe en la reunión y tampoco responda a las provocaciones, resuelva la querella en un entorno más íntimo y con alguien neutral como árbitro del asunto.
Escuche, no solo hable
Muchos directivos tienen alma de orador y les encanta hablar por horas, es una práctica muy mala no solo porque aburre, sino porque se presta oídos sordos a las necesidades de los demás. Aprenda a escuchar y no externe una opinión hasta que no tenga suficientes fundamentos para ello, procurando ser siempre breve y conciso.
Abra un breve espacio
Deje un espacio para comentarios, preguntas, dudas, reconocimientos a los elementos valiosos, cumpleaños, aniversarios y otras celebraciones, es muy recomendable hacerlo a la mitad de la reunión porque sirve como relajación y distracción, además de que ayuda a que algunos ánimos se calmen, no lo haga si siente que el ambiente es demasiado hostil ya que en lugar de ayudar, muchos lo verán como un intento desesperado de desviar la atención.
Despídase de todos cortes y amablemente
No deje a nadie sin despedir personalmente y en forma cortes y amable, ese simple acto le evitará en gran medida las murmuraciones y chismes que surgen después de una reunión, además de que con eso demuestra interés sobre su personal.
Lo cierto es que usted necesitará siempre un momento de contacto humano e interdepartamental, la junta siempre debería ser ese hueco cálido en su organización donde en plan de camaradería se puede interactuar y compartir información en beneficio de la organización y TODOS sus involucrados. La siguiente tira de Dilbert ilustra perfectamente lo que sucede actualmente en muchos meetings (clic para agrandar)
