Las juntas o “meetings” fueron en principio una excelente forma de comunicar las ideas y decisiones tomadas dentro de la organización. Sin embargo, a lo largo de los años y conforme la organización se va haciendo vieja, los meetings se han convertido en un instrumento de adiestramiento, intimidación y sometimiento, perdiendo así su propósito original; lo que es más, la triste realidad es que la mayoría de sus empleados no se encuentran a gusto ahí dentro, sin importar cuánto crea usted que los ha motivado con su excelente discurso.
Las nuevas tecnologías además, ofrecen excelentes vías de comunicación y alternativas interesantes para diversificar el alcance de un meeting, pero de eso hablaremos mucho después. Si usted planea sanear la administración de su organización y retomar el rumbo, considere los siguientes puntos al realizar una junta o reunión de trabajo.

Avise por todos los medios posibles

Hasta finales de los años ochenta, la forma tradicional de informar al personal de la ocurrencia de una reunión, era a través de un memorando, con el paso del tiempo, los nuevos administradores creyeron que esta herramienta de comunicación, ya no era tan necesaria y simplemente la fueron desechando. Hoy en día, existe una gran variedad de vías de comunicación desde el correo electrónico, la intranet de la corporación, la mensajería instantánea, la pared de avisos, el sonido interno, los mensajes de texto, las herramientas colaborativas y las redes sociales. Al agotar todas estas posibilidades, usted ha cumplido con la tarea de comunicar a sus subordinados la ocurrencia de una reunión, ignorar estás posibilidad, lo deja en la época de las cavernas y genera huecos y ruidos en sus canales de comunicación.

Planifique la reunión

No importa que sea una reunión de último minuto, tómese un breve tiempo para planear la reunión, para hacer notas sobre el tema, realizar la orden del día, preparar adecuadamente las condiciones físicas del lugar de la reunión y tener a la mano la lista de los convocados o simplemente revisar el equipo que vaya a utilizar. Una reunión no planificada será aquella donde usted acabe repitiendo lo mismo una y otra vez mientras la gente bosteza con regularidad y más de uno de sus subordinados hace hasta lo imposible por no dormirse. No planear también le llevará a hacer promesas vacías que seguramente no serán consideradas importantes por usted, pero si por el personal, lo llevará a iniciar en muchas ocasiones con el pie izquierdo dando lugar a peleas, reclamos, quejas, griterío e incluso golpes. Además, podrá terminar sin los recursos que necesita para llevarla a cabo como equipo de cómputo, proyector, pintarrón, plumones, etc. Todo por no prever. Evítese desaguisados y haga las cosas con calma.

Distribuye los asientos de forma uniforme

Es esencial que tenga en cuenta que en un meeting, todos los asistentes son importantes, no cometa el error de hacer distinciones porque generará esa barrera de descontento, inconformidad y desconfianza por parte de los subordinados y de orgullo, fastidio y rechazo de parte de los altos directivos que tanto estorba a la hora de tomar decisiones importantes. Distribuya los asientos de forma uniforme. Un consejo muy efectivo, mezcle a cada uno de sus directivos entre sus subordinados, algunos se sentirán cohibidos, pero otros (los más valiosos) se sentirán respaldados

Proporcione el Coffe Break sin importar los convocados

Discriminatoriamente, muchos ejecutivos proporcionan el Coffe Break solo en aquellas reuniones donde al menos un alto directivo va a estar, otros tienen dos Breaks, el de calidad para los directivos y el barato para el personal. Tenga uno solo y úselo siempre, trate de que sea café de buena calidad y galletas de corte fino, la razón es que ese simple detalle genera en los asistentes la sensación de ser importantes y reconocidos por la organización, además de que evitará por mucho los chismes after-party del personal resentido. Aunado a eso, el café es un aroma inspirador para muchos, grandes obras se han creado bajo la influencia de una buena taza de café, y las galletas evitaran que algunos distraigan a otros con comentarios acerca de su necesidad de alimentación.

Tenga a la mano un resumen de los puntos a tratar

Nada es más molesto que asistir a una reunión donde el organizador no sabe ni que decir. Así que, antes de empezar – de preferencia uno o dos días antes – escriba un resumen de los puntos a tratar en la reunión, si puede distribuirlo junto a la orden del día entre los asistentes será mejor ya que de esa manera todos estarán enterados de la temática, incluso puede servir para que algunos de los asistentes puedan participar al tener un panorama más claro.

Sea breve y directo

No importa cuánto se vea tentado a convertir el meeting en la plataforma de lanzamiento de sus grandes ideas y pensamientos, la realidad es que dos minutos después de iniciada la reunión, la mayoría de los asistentes ya está deseando que termine. Sea breve, diga solo lo necesario y vaya “al grano”, no lance indirectas con el ánimo de provocar ni extienda demasiado sus reclamos. La gente aprecia a aquellos que tienen la virtud de ser concisos y usted se evitará molestias al observar a su personal repetidamente mirar el reloj. Si tiene problemas con esto, practique un discurso grande frente al espejo y luego vaya intentando reducir su contenido con cada nuevo intento.

No malgaste el tiempo de los demás

Algunas empresas muy a propósito, hacen sus meetings en horarios no laborales o días de descanso, obligando al personal a asistir bajo la premisa de sufrir una penalización en su salario. A mi parecer esta práctica no solo es una muestra de la falta de ética y moral, sino que debería estar penalizada bajo alguna fuerte sanción económica. El tiempo es un factor muy importante, no solo el de la organización, sino el de cada persona que lo integra, usted no sabe si su personal necesita ese tiempo que se le está robando para realizar algún movimiento importante como un trámite administrativo, un evento familiar especial, un curso de capacitación externo o simplemente necesita descansar y desintoxicarse un poco de la cansada vida laboral. Si a usted no le agrada que le hagan perder el tiempo, respete el tiempo de los demás.

Haga las reuniones solo para tratar asuntos importantes

Algunas reuniones se hacen para tratar temas increíblemente ridículos como el color que debe tener la nueva oficina del jefe o el hotel donde debe hospedarse cuando sale a un evento en representación de la compañía. Hay asuntos menores que no necesitan ser motivo de una reunión, usted debe tener un criterio lo suficientemente abierto para entender que esos detalles no son tan importantes como para movilizar personal. Tampoco es buena idea convocar a reunión a cada rato o convocar solo para regañar – o en la mayoría de los casos gritar groserías sin mayor provecho – por algún error cometido. En cuanto a la periodicidad de las reuniones, una por semana ya es hablar demasiado, así que no intente rebasar ese límite o fastidiará a su personal.

Trabaje por objetivos, no discuta cosas sin sentido

Algunas reuniones se estropean cuando los involucrados alargan una discusión sobre algún asunto que posiblemente ni se resuelva, en lugar de señalar culpables y abrir “mesas de mercado”, escuche propuestas, elija la más adecuada y trace objetivos para conseguirlo, las siguientes juntas deberían de servir de checklist de objetivos y planteamiento de nuevas propuestas con sus objetivos.

No las convierta en un “lavado de cerebro”

Ansiosos por esparcir sus ideas, algunos directivos crean su propia cultura organizacional basada en sus ideas, creencias religiosas, políticas y económicas. Esto no es malo mientras no se convierta en un dogma porque de ser así, generalmente las reuniones pasan a ser aburridos intentos de lavado de cerebro, donde se pretende convencer casi a la fuerza al personal de aceptar todo lo que el alto mando diga. Recuerde que ellos también piensan, y aunque le duela, algunos de ellos pueden llegar a pensar mucho mejor que usted, generalmente estos se convierten en disidentes que irradian descontento y que estorbaran en muchos planes. Sea inteligente, no intente convencerlos de esa manera, mejor reconozca sus logros y póngalos a trabajar en proyectos que valgan la pena.

Cite solo a los involucrados

No obligue a todos a estar presentes, habrá ocasiones en las que solo se requerirá la presencia de un departamento o incluso un reducido grupo de personas. Si solo convoca a los interesados, se avanzará mucho mejor en sus objetivos.

No las convierta en un campo de batalla

No entre a una reunión con el ánimo subido de tono o como popularmente se dice “después de comer gallo”, piense que entrar en ese estado de ánimo, perjudicará más de lo normal a su organización y terminará tomando decisiones precipitadas y erróneas de las que más adelante se va a arrepentir. Tampoco fomente las peleas entre departamentos, no confunda competitividad interna con pleito de barrio como muchos suelen hacerlo. Entre más espíritu de negociador, reconciliador y pacificador tenga, mejor le ira. Si tiene una querella con alguno de los participantes, no la externe en la reunión y tampoco responda a las provocaciones, resuelva la querella en un entorno más íntimo y con alguien neutral como árbitro del asunto.

Escuche, no solo hable

Muchos directivos tienen alma de orador y les encanta hablar por horas, es una práctica muy mala no solo porque aburre, sino porque se presta oídos sordos a las necesidades de los demás. Aprenda a escuchar y no externe una opinión hasta que no tenga suficientes fundamentos para ello, procurando ser siempre breve y conciso.

Abra un breve espacio

Deje un espacio para comentarios, preguntas, dudas, reconocimientos a los elementos valiosos, cumpleaños, aniversarios y otras celebraciones, es muy recomendable hacerlo a la mitad de la reunión porque sirve como relajación y distracción, además de que ayuda a que algunos ánimos se calmen, no lo haga si siente que el ambiente es demasiado hostil ya que en lugar de ayudar, muchos lo verán como un intento desesperado de desviar la atención.

Despídase de todos cortes y amablemente

No deje a nadie sin despedir personalmente y en forma cortes y amable, ese simple acto le evitará en gran medida las murmuraciones y chismes que surgen después de una reunión, además de que con eso demuestra interés sobre su personal.

Lo cierto es que usted necesitará siempre un momento de contacto humano e interdepartamental, la junta siempre debería ser ese hueco cálido en su organización donde en plan de camaradería se puede interactuar y compartir información en beneficio de la organización y TODOS sus involucrados. La siguiente tira de Dilbert ilustra perfectamente lo que sucede actualmente en muchos meetings (clic para agrandar)

¿Quiere usted caer en semejante situación siempre?

Artículos Relacionados

• ¿Sabe como hacer más productivos a sus empleados?

Preocupado porqué sus empleados no son eficaces en lo que hacen? Es posible que si lo este, y sino lo está, pues debería estarlo, se ha preguntado, ¿porqué no puede aumentar la productividad en mi empresa? Hoy le voy a contar algo que muy pocos hacen, aunque de antemano lo saben, pero prefieren gastar mucho dinero para dejar que otro venga y le diga exactamente lo mismo a sus empleados. Pero antes de empezar, déjeme poner esto muy en claro. Las empresas que se dedican a dar cursos de motivación personal a sus empleados, lo han engañado por mucho tiempo para sacarle dinero ¿Intrigado? una vez más digo, debería. Veamos ahora, cuales son esos “secretos” que usted ha pasado por alto y que pudieron evitar que gastara miles de pesos en costosos cursos que sus empleados olvidaran al siguiente día.

1. Salude a sus empleados: No hay nada de malo en ello, no los trate como si tuvieran una enfermedad contagiosa mortal, salúdelos y devuelva el saludo cuando ellos lo saluden. Muchas veces, el descontento del empleado empieza por ahí, ¡construya buenas relaciones con sus empleados!
2. Sonría: Si, una sonrisa puede mucho, se sorprenderá de cuan productivo puede ser un empleado que empieza su jornada laboral con una sonrisa.
3. No les mienta: Esto lo hemos dicho muchas veces, y lo seguiré insistiendo, sobretodo porque es una práctica demasiado recurrente en las empresas. Un empleado que sufre más de una decepción en su ambiente laboral, ya es un foco de productividad baja y descontento laboral
4. Interésese por ellos: Vea que necesidad tienen en su puesto de trabajo, ¿hay algo que se pueda hacer para que su estancia sea más relajada en el trabajo? Cuando usted se olvida que un cierto empleado o departamento existen, estos empiezan a trabajar por su cuenta, a trazar objetivos diferentes a los que su empresa necesita, pero sobre todo a no trabajar, total, “si la empresa me olvida, a mi se me olvidará trabajar”
5. No les cargue la mano: No le cargue la mano con su trabajo a un empleado, mida el nivel de productividad encargándole trabajos pequeños, vea hasta donde puede llegar, y en base a ello, ofrezca retos mayores.
6. No se olvide de remunerarlo por los extras: Esto le dolió, ¿verdad? Un empleado que no es remunerado por su justo trabajo, no trabajará bien, ni a gusto (y no habrá discurso motivador que lo haga cambiar de parecer), incluso evitará trabajar y propiciará lo mismo en sus compañeros.
7. Recuerde que no son sus esclavos: No les quite prestaciones, no los use para hacer trabajos en su casa, departamento, residencia, no los llame a destiempo y con incoherentes exigencias, etc. Gratis nadie hace nada.
8. Capacítelos constantemente: Y no me refiero a mandarlos solo a tomar cursos de superación, quizá haya alguna herramienta nueva que deban conocer, algún procedimiento o metodología innovadora que ellos podría utilizar en su empresa, no los estanque porque haciendo esto, está estancando a su empresa también
9. Proporcione las herramientas adecuadas para su trabajo: ¿Se necesita un taladro para trabajar? proporciónelo, ¿una computadora nueva? désela, ¿porqué limitarlo dejándolo sin sus instrumentos básicos de trabajo? La clave para que esto funcione por supuesto es que usted mantenga un estricto control sobre sus activos. Si el empleado realmente justifica la adquisición de eso que le hace falta, ¿por qué se lo retrasa? ¿Porqué solo da largas al asunto? ¿Por qué exige calidad si usted no da lo que se necesita para lograrla?
10. Generé espacios para liberar el stress: En una ocasión, mientras trabajaba en una distribuidora comercial, el dueño vio con malos ojos la improvisada mesa del café que el gerente había hecho para sus empleados, esto porqué ellos aprovechaban este breve momento para hacer una charla sencilla y relajarse unos minutos, inmediatamente lo mando a quitar, como resultado de esto, los empleados empezaron a meter clandestinamente ya no solo café, sino comida a sus lugares de trabajo, ¿no era mejor dejar que esparcieran por unos minutos a invadir todas las oficinas con olor a comida aún en horas críticas de trabajo? Cuando usted deja que el empleado liberé todo ese stress que diariamente se echa encima, este regresará a su lugar de trabajo más tranquilo y con la mente clara. En lugar de prohibirlo, establezca tiempos y / o condiciones para ello, sus empleados se lo agradecerán y lo verán como un autentico y épico héroe

Es curioso como estás son la mayoría de los reclamos de los empleados de cualquier empresa, lo que no es curioso sino alarmante, es como los mismos empresarios ignoran estas necesidad de su plantilla laboral. Ahora, piense ¿Cuantos problemas legales se hubiera ahorrado si tan solo hubiera visto por las necesidades de sus empleados en su lugar de trabajo? ¿Cuantas huelgas innecesarias se hubieran evitado si usted se hubiera sentado a escucharlos? ¿Cuantos despidos y contrataciones fugaces para cubrir de emergencia un puesto se hubiera ahorrado de haber remunerado de forma decorosa a sus empleados?

Ahora, ¿por qué dije al principio que estás empresas lo están engañando? Porque la mayoría de estás empresas, solo le dicen al empleado lo que él quiere escuchar, algo que por supuesto no le ayuda en nada. Otras, lo tratan de elevar a las estrellas sin siquiera darle un indicio de que es lo que debe hacer para ser mejor en realidad, algo como “tu puedes ser mejor hoy, porque eres una gran persona” no sirve, yo sé que soy una gran persona, y sin embargo, si al día siguiente mi jefe me llama a su oficina a las 7 AM para una junta sin sentido, lo maldeciré por el resto del día y no trabajaré bien por el resentimiento, esa es la situación que ocurre en muchas empresas hoy en día. Quizá para este momento usted este diciendo, “bueno eso ya lo se, ¿porqué me dices lo obvio?” Y si lo sabe, ¿por qué no lo hace?

Para terminar lo dejo con está pregunta, ¿cree usted que si un empleado le deja botado el trabajo a mitad de un inventario, es solo porqué es un hombre flojo y sin criterio profesional? Antes de juzgar y decir que si, condenar y crucificarlo, piense, ¿Cuanto contribuyo usted con su negligencia y descuido a que eso pasará? Si ha reconocido que usted también tuvo una gran participación, ¡Felicidades, está empezando a darse cuenta de cuan importante es cuidar a sus clientes internos! Pero sino es ese su caso, bueno va por buen camino hacía la destrucción y la quiebra.

¿Sabía usted que la mayor parte de su planta trabajadora no sale motivada después de que usted les ha dado lo que consideraría “un gran discurso motivador”? Al contrario, por lo general lo primero que hacen es quejarse de la gran perdida de tiempo que usted les hizo pasar No siempre se eleva la productividad de los empleados con discursos y palabras bonitas.

Artículos Relacionados

• Administración para monos cilindreros

Hoy mientras veo como llueve y de forma inevitable tuve que mojarme he venido a hablarles de un asunto muy importante. La motivación de personal. Pero no voy a hablar aquí de falsas verdades disfrazadas de doctrinas como lo hacen los motivadores profesionales, ni tampoco voy a hablar sobre los muchos beneficios que esto traería a su empresa, es más, le dire la verdad más grande sobre el asunto.

Un empleado bien motivado es un empleado productivo y feliz

Así de simple, no necesita una regla más básica que esa, ¿Listo para tirar a la basura esos costosos libros sobre motivación y superación personal? Entonces siga leyendo. El ser humano por naturaleza necesita de un motivo para todo, su existencia se basa en un motivo de vida, y aquellos que encuentran el motivo de su existencia son simplemente felices sin importar a que se dediquen. Por eso, muchos no pueden explicarse como a veces gente tan humilde como el conserje de la escuela, el que recoge la basura todos los días o un humilde maestro puedan ser felices en medio de un mundo tan competitivo y hostil.

En las relaciones laborales la premisa es la misma. Un empleado no trabaja mejor sólo porque usted habla muy bien, o porque es un gran líder o por amor a la camiseta. Se que está pensando que estoy mal en este último punto, pero es aquí donde precisamente radica la parte central del asunto.

Si los objetivos de la empresa son acordes al plan de vida o los deseos y necesidades del empleado, por supuesto que trabajará con más ganas, y entonces podrá decir que tiene “amor a la camiseta”

Fuentes de motivación del personal

¿Puede darse cuenta entonces del problema? Muchas empresas trazan objetivos basados en los deseos, necesidades y a veces sentimientos de sus altos mandos, lo que es más, a veces los mandos medios son quienes imponen sus propios deseos por encima de todo lo demás, lo que hace que simplemente aquellos empleados que no se sientan identificados, simplemente vayan perdiendo motivación e intéres. Entonces hablando llanamente, podemos citar las siguientes fuentes de motivación hacia su personal que, combinadas, le garantizan el éxito en sus relaciones laborales.

1. Económica: El talón de aquiles de la gran mayoría de los altos funcionarios es este. He visto grandes empresas fracasar y entrar en crisis por algo tan simple como olvidar motivar económicamente a sus empleados o negarse a hacerlo por la simple avaricia del dueño, o en su defecto por el deseo de quedar bien con el dueño de parte de los mandos medios. Un empleado que es obligado a trabajar horas extra sin remuneración alguna o peor aún bajo la amenza de perder el empleo por supuesto que nunca más trabajará igual. Un empleado que se esfuerza por lograr un objetivo y al llegar a la meta no es recompensado económicamente, verá con desilusión como su esfuerzo fue en vano, y por supuesto, aunque a usted le duela, la realidad es que usted lo está explotando de forma artera y vil
2. Moral: Un empleado jamás se sentirá motivado cuando usted lo obligue a hacer algo moralmente reprochable, cuando atente contra sus ideas y aún contra sus principio religiosos. Por el contrario, cuando puede hallar en usted un líder moralmente intachable, trabajará más a gusto, sabiendo que usted es un jefe que puede comprenderlo. Pero además, motivarlo con palabras de aliento también es eficaz porque le hace sentir que es parte importante del equipo y le levanta la moral.
3. Material: A veces dar sólo dinero no es suficiente. En este caso, una pequeña motivación material es el método adecuado de levantar los ánimos en su personal, esto puede lograrse a través de reuniones informales de convivencia, premios en especie como artículos promocionales de la empresa gratis, cupones de descuento, vales de despensa, la conseción de un día franco después de una larga y extenuante jornada de trabajo, etc.
4. Ambiental: ¿Cómo es su ambiente de trabajo? Muchos empleados pierden la motivación al estar encerrados entre paredes monótonas, grises, aburridas. Lo que es más, tener al jefe encima todo el tiempo o asistir con demasiada regularidad a juntas que a veces siendo honestos no resuelven nada, destruyendo la moral de sus trabajadores. Mejore las condiciones ambientales, cambie el color de la oficina por uno más alegre, ponga algo de música de fondo para relajar el ambiente, sonría y salude a sus empleados, que puedan sentir la calidez de su persona, fomente la convivencia y como ya hemos mencionado antes, provea vías de escape como una pequeña sala de estar, pequeños tiempos controlados de relajación, una cafetera siempre disponible, etc. Le sorprenderá lo mucho que esos pequeños detalles pueden hacer por su personal.

Errores comúnes en el trato y motivación del personal

Para aclararle mejor las cosas, vamos a hacer una pequeña, pero bien nutrida lista de errores comunes que se comenten a diario en las empresas y que destruyen, asesinan la moral de sus empleados, ir reduciendo esta lista dentro de su organización debe ser una prioridad.

1. No pagar horas extras
2. Usar el pretexto del amor a la camiseta para obligar al empleado a hacer cosas que no desea o no son su trabajo
3. Romper las barreras interdepartamentales obligando al empleado a realizar tareas que le correponden a otro departamento (no importa cuanto lo justifique, el empleado jamás estará contento con esto)
4. Amenazar al empleado con despedirlo si no realiza tal o cual actividad
5. Favorecer descaradamente a un empleado por encima de otros sin que tenga al menos mérito
6. Poner en un puesto crítico al amigo / pariente / novia / amante / esposa / hijo por encima de alguien mejor capacitado
7. Menospreciar su trabajo y jamás darle reconocimiento
8. Tratarlo como sirviente
9. Obligarlo a realizar actividades fuera de la oficina que no esten relacionados con el trabajo
10. Llamarlo a su casa (o ir por él) en sus días de descanso para que realice tareas que pueden esperar
11. Prometer un ascenso o aumento de sueldo y no cumplir
12. Hacerlo esperar demasiado para aprobar algo sólo porque somos el jefe
13. Menospreciarlo como persona
14. Menospreciar a su familia
15. Gritarle por cualquier cosa y hacerlo víctima de nuestro mal humor

¿Se da cuenta que muchos de estos errores los ha cometido muy seguido? ¿Se da cuenta porque en la mayor parte de las ocasiones contratar a un motivador para que los haga gritar y saltar no da frutos, sino al contrario le vacía la cartera inútilmente? La parte más díficil es aceptar que él también es persona, que también siente y tiene sus momentos y días díficiles y pesados, cuando usted siente empatía hacia ellos y lo trasmite, los empleados lo veran con mejores ojos y trabajaran en armonía. Pero si usted adopta una actitud de “es su trabajo y si no lo hacen que se larguen a otro lugar”, entonces dejeme decirle que es usted un miserable, y lo que usted necesita no son empleados, sino esclavos.

Artículos Relacionados

• No hay Artículos Relacionados