Avise por todos los medios posibles

Hasta finales de los años ochenta, la forma tradicional de informar al personal de la ocurrencia de una reunión, era a través de un memorando, con el paso del tiempo, los nuevos administradores creyeron que esta herramienta de comunicación, ya no era tan necesaria y simplemente la fueron desechando. Hoy en día, existe una gran variedad de vías de comunicación desde el correo electrónico, la intranet de la corporación, la mensajería instantánea, la pared de avisos, el sonido interno, los mensajes de texto, las herramientas colaborativas y las redes sociales. Al agotar todas estas posibilidades, usted ha cumplido con la tarea de comunicar a sus subordinados la ocurrencia de una reunión, ignorar estás posibilidad, lo deja en la época de las cavernas y genera huecos y ruidos en sus canales de comunicación.

Planifique la reunión

No importa que sea una reunión de último minuto, tómese un breve tiempo para planear la reunión, para hacer notas sobre el tema, realizar la orden del día, preparar adecuadamente las condiciones físicas del lugar de la reunión y tener a la mano la lista de los convocados o simplemente revisar el equipo que vaya a utilizar. Una reunión no planificada será aquella donde usted acabe repitiendo lo mismo una y otra vez mientras la gente bosteza con regularidad y más de uno de sus subordinados hace hasta lo imposible por no dormirse. No planear también le llevará a hacer promesas vacías que seguramente no serán consideradas importantes por usted, pero si por el personal, lo llevará a iniciar en muchas ocasiones con el pie izquierdo dando lugar a peleas, reclamos, quejas, griterío e incluso golpes. Además, podrá terminar sin los recursos que necesita para llevarla a cabo como equipo de cómputo, proyector, pintarrón, plumones, etc. Todo por no prever. Evítese desaguisados y haga las cosas con calma.

Distribuye los asientos de forma uniforme

Es esencial que tenga en cuenta que en un meeting, todos los asistentes son importantes, no cometa el error de hacer distinciones porque generará esa barrera de descontento, inconformidad y desconfianza por parte de los subordinados y de orgullo, fastidio y rechazo de parte de los altos directivos que tanto estorba a la hora de tomar decisiones importantes. Distribuya los asientos de forma uniforme. Un consejo muy efectivo, mezcle a cada uno de sus directivos entre sus subordinados, algunos se sentirán cohibidos, pero otros (los más valiosos) se sentirán respaldados

Proporcione el Coffe Break sin importar los convocados

Discriminatoriamente, muchos ejecutivos proporcionan el Coffe Break solo en aquellas reuniones donde al menos un alto directivo va a estar, otros tienen dos Breaks, el de calidad para los directivos y el barato para el personal. Tenga uno solo y úselo siempre, trate de que sea café de buena calidad y galletas de corte fino, la razón es que ese simple detalle genera en los asistentes la sensación de ser importantes y reconocidos por la organización, además de que evitará por mucho los chismes after-party del personal resentido. Aunado a eso, el café es un aroma inspirador para muchos, grandes obras se han creado bajo la influencia de una buena taza de café, y las galletas evitaran que algunos distraigan a otros con comentarios acerca de su necesidad de alimentación.

Tenga a la mano un resumen de los puntos a tratar

Nada es más molesto que asistir a una reunión donde el organizador no sabe ni que decir. Así que, antes de empezar – de preferencia uno o dos días antes – escriba un resumen de los puntos a tratar en la reunión, si puede distribuirlo junto a la orden del día entre los asistentes será mejor ya que de esa manera todos estarán enterados de la temática, incluso puede servir para que algunos de los asistentes puedan participar al tener un panorama más claro.

Sea breve y directo

No importa cuánto se vea tentado a convertir el meeting en la plataforma de lanzamiento de sus grandes ideas y pensamientos, la realidad es que dos minutos después de iniciada la reunión, la mayoría de los asistentes ya está deseando que termine. Sea breve, diga solo lo necesario y vaya “al grano”, no lance indirectas con el ánimo de provocar ni extienda demasiado sus reclamos. La gente aprecia a aquellos que tienen la virtud de ser concisos y usted se evitará molestias al observar a su personal repetidamente mirar el reloj. Si tiene problemas con esto, practique un discurso grande frente al espejo y luego vaya intentando reducir su contenido con cada nuevo intento.

No malgaste el tiempo de los demás

Algunas empresas muy a propósito, hacen sus meetings en horarios no laborales o días de descanso, obligando al personal a asistir bajo la premisa de sufrir una penalización en su salario. A mi parecer esta práctica no solo es una muestra de la falta de ética y moral, sino que debería estar penalizada bajo alguna fuerte sanción económica. El tiempo es un factor muy importante, no solo el de la organización, sino el de cada persona que lo integra, usted no sabe si su personal necesita ese tiempo que se le está robando para realizar algún movimiento importante como un trámite administrativo, un evento familiar especial, un curso de capacitación externo o simplemente necesita descansar y desintoxicarse un poco de la cansada vida laboral. Si a usted no le agrada que le hagan perder el tiempo, respete el tiempo de los demás.

Haga las reuniones solo para tratar asuntos importantes

Algunas reuniones se hacen para tratar temas increíblemente ridículos como el color que debe tener la nueva oficina del jefe o el hotel donde debe hospedarse cuando sale a un evento en representación de la compañía. Hay asuntos menores que no necesitan ser motivo de una reunión, usted debe tener un criterio lo suficientemente abierto para entender que esos detalles no son tan importantes como para movilizar personal. Tampoco es buena idea convocar a reunión a cada rato o convocar solo para regañar – o en la mayoría de los casos gritar groserías sin mayor provecho – por algún error cometido. En cuanto a la periodicidad de las reuniones, una por semana ya es hablar demasiado, así que no intente rebasar ese límite o fastidiará a su personal.

Trabaje por objetivos, no discuta cosas sin sentido

Algunas reuniones se estropean cuando los involucrados alargan una discusión sobre algún asunto que posiblemente ni se resuelva, en lugar de señalar culpables y abrir “mesas de mercado”, escuche propuestas, elija la más adecuada y trace objetivos para conseguirlo, las siguientes juntas deberían de servir de checklist de objetivos y planteamiento de nuevas propuestas con sus objetivos.

No las convierta en un “lavado de cerebro”

Ansiosos por esparcir sus ideas, algunos directivos crean su propia cultura organizacional basada en sus ideas, creencias religiosas, políticas y económicas. Esto no es malo mientras no se convierta en un dogma porque de ser así, generalmente las reuniones pasan a ser aburridos intentos de lavado de cerebro, donde se pretende convencer casi a la fuerza al personal de aceptar todo lo que el alto mando diga. Recuerde que ellos también piensan, y aunque le duela, algunos de ellos pueden llegar a pensar mucho mejor que usted, generalmente estos se convierten en disidentes que irradian descontento y que estorbaran en muchos planes. Sea inteligente, no intente convencerlos de esa manera, mejor reconozca sus logros y póngalos a trabajar en proyectos que valgan la pena.

Cite solo a los involucrados

No obligue a todos a estar presentes, habrá ocasiones en las que solo se requerirá la presencia de un departamento o incluso un reducido grupo de personas. Si solo convoca a los interesados, se avanzará mucho mejor en sus objetivos.

No las convierta en un campo de batalla

No entre a una reunión con el ánimo subido de tono o como popularmente se dice “después de comer gallo”, piense que entrar en ese estado de ánimo, perjudicará más de lo normal a su organización y terminará tomando decisiones precipitadas y erróneas de las que más adelante se va a arrepentir. Tampoco fomente las peleas entre departamentos, no confunda competitividad interna con pleito de barrio como muchos suelen hacerlo. Entre más espíritu de negociador, reconciliador y pacificador tenga, mejor le ira. Si tiene una querella con alguno de los participantes, no la externe en la reunión y tampoco responda a las provocaciones, resuelva la querella en un entorno más íntimo y con alguien neutral como árbitro del asunto.

Escuche, no solo hable

Muchos directivos tienen alma de orador y les encanta hablar por horas, es una práctica muy mala no solo porque aburre, sino porque se presta oídos sordos a las necesidades de los demás. Aprenda a escuchar y no externe una opinión hasta que no tenga suficientes fundamentos para ello, procurando ser siempre breve y conciso.

Abra un breve espacio

Deje un espacio para comentarios, preguntas, dudas, reconocimientos a los elementos valiosos, cumpleaños, aniversarios y otras celebraciones, es muy recomendable hacerlo a la mitad de la reunión porque sirve como relajación y distracción, además de que ayuda a que algunos ánimos se calmen, no lo haga si siente que el ambiente es demasiado hostil ya que en lugar de ayudar, muchos lo verán como un intento desesperado de desviar la atención.

Despídase de todos cortes y amablemente

No deje a nadie sin despedir personalmente y en forma cortes y amable, ese simple acto le evitará en gran medida las murmuraciones y chismes que surgen después de una reunión, además de que con eso demuestra interés sobre su personal.

Lo cierto es que usted necesitará siempre un momento de contacto humano e interdepartamental, la junta siempre debería ser ese hueco cálido en su organización donde en plan de camaradería se puede interactuar y compartir información en beneficio de la organización y TODOS sus involucrados. La siguiente tira de Dilbert ilustra perfectamente lo que sucede actualmente en muchos meetings (clic para agrandar)

¿Quiere usted caer en semejante situación siempre?

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Lo cierto es que toda empresa, necesita y debe tener una misión bien clara y definida. Ella, es el camino a seguir que todos los elementos activos, pasivos y organizacionales deben seguir, es decir, se mide la calidad del administrador por el nivel de cumplimiento que todos los actores internos y externos muestran hacia la misión de su compañía. Pero la misión no es una frase demagógica lanzada al azar y con la mayor de las pretensiones posibles, debe estar bien fundamentada y significar crecimiento, deseo de superación constante y servicio eficiente (algo de lo que hablaré mucho después) En palabras más simples la misión de mi compañía debe reflejar:

1. ¿A qué me dedico?
2. ¿Qué es lo que quiero conseguir?
3. ¿Cómo lo quiero conseguir?

Por supuesto, la misión de la empresa NO ES UN DOGMA como muchos pensarían. De hecho, es el deber del capacitador o del personal de recursos humanos el hacérsela saber a cada nuevo empleado, y siempre habrá formas sutiles de recordar a los empleados más antiguos que tienen una misión a seguir. Nunca intente meterles la misión a la fuerza, no conseguirá nada, salvo la antipatía, molestia y desgano de sus subordinados que por supuesto afectará negativamente su desempeño. Por supuesto y como siempre, no olvide darle el ejemplo, viviendo cada día en pro de la consecución de la misión que ha sido trazada.

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Lo curioso es, no que todo esto pase, sino el hecho de que la mayoría de los directivos no lo saben, o no lo entienden, o no lo quieren ver. La razón es muy simple, detrás de cada jefe, gerente, directivo, etc. Hay un ser humano que comete errores, pero cuyo orgullo no le permite darse “el lujo” de aceptarlo o simplemente jamás lo reconocerá ¿Qué podemos hacer? Desgraciadamente muy poco o nada mientras no exista aún un dispositivo para controlar la mente de las personas a distancia. Ahora me dirijo a usted, si usted que tiene un cargo medio o alto en una empresa, usted que piensa como muchos, crear su propia empresa y ser su propio jefe; para ustedes, una lista de consejos breves, sencillos y prácticos que le ayudarán a identificar esos errores que un directivo generalmente comete y que provocan las más perturbadoras sensaciones de odio y enemistad entre usted, su empresa, sus proveedores y por supuesto en mayor medida sus empleados.

1. Acepte que es humano y se puede equivocar: No hay nada más frustrante y destructor de animo en sus empleados, que un jefe que no reconoce sus errores. Deje de jugar a ser dios, acepte su responsabilidad, reconozca que se ha equivocado y tome medidas para contrarrestar el resultado de sus error en lugar de ocultarlo o echárselo a otro, esto le dará firmeza como líder, y se ganará el respeto de muchos de sus empleados.
2. No desfalque a la empresa: He trabajado en muchas empresas, donde el patrón llega muy temprano cada inicio de semana, y se lleva lo que encuentre en la caja chica, como resultado de está acción, muchas veces no se puede pagar a proveedores o apoyar a los empleados con algún préstamo. Me he encontrado en casos donde incluso la nómina se ha visto afectada. ¡No haga esto!, está usted afectando la reputación tanto interna como externa de su empresa, la imagen que con tanto sudor le ha costado construir. Por favor, no se asalte a usted mismo.
3. No quiera jugar al multiusos: Para ahorrarse unos cuantos pesos, muchos empresarios despiden a ciertos empleados o evitan contratar a alguien para una tarea que a veces puede ser crítica, aludiendo que ellos mismos lo pueden hacer, como por ejemplo, la página web de la empresa, la administración de la red interna, he visto hasta gerentes, ¡haciéndola de su propia recepcionista! No se engañe, usted no puede con todo, necesita gente especializada que le entregará un trabajo de calidad, y no una chapuza como la que seguro le saldrá a usted por desconocer todo o en parte la labor, además, ejercer más de una función puede llevarlo a descuidar su puesto como administrador ¿En verdad le conviene descuidar el cuidado y vigilancia de su empresa solo por ahorrarse unas monedas?
4. No engañe a sus empleados: Muchas empresas le hacen muchas promesas a una persona cuando está entra a trabajar, la triste realidad es que la mayoría de ellas no se cumplen; he visto a gente altamente productiva renunciar frustrada de la empresa para la que trabajaban, porque nunca les cumplieron las promesas, eso incluye, promociones de puesto, aumentos de salario, capacitación, prestaciones, etc. Se que es delicado este tema, pero entre más honesto sea con sus empleados, mejor relación tendrá con ellos y le serán tan fieles, que hasta se sorprenderá de lo que ellos pueden llegar a hacer por la empresa cuando se les trata con claridad y se les dice la verdad desde el principio.
5. No Juegue con el salario de su personal: Este es un tema polémico. La terrible desgracia es que siempre, siempre hay un gerente / jefe / directivo / propietario que juega con los salarios de su personal, les hace recortes, emplea trucos contables para desfavorecerlos por su avaricia de pagar menos impuestos. El mayor problema de los empresarios es que siempre quieren ahorrar dinero, todo lo quieren ver como gasto, y entre más gasto recorten, mejor. Esta política, en realidad no es siempre la mejor, pues no sólo provoca descontento en su personal, sino da pie a que la empresa sea defraudada por sus propios mandos inferiores que al ver su ejemplo harán exactamente lo mismo en otras áreas. Recuerde está regla de oro, la paga de sus empleados es sagrada, téngala siempre a tiempo y sin sorpresas y le serán fieles y comprometidos.
6. No haga juntas demasiado extensas o sin razón: Contrario a lo que usted piensa, el empleado promedio odia las juntas, las aborrece. Justo después de salir de una junta, cuando usted piensa que ha logrado motivar a sus empleados o que ha pronunciado un gran discurso que será recordado por generaciones en la empresa, la realidad es que sus empleados estarán rezongando y renegando de ello, comentaran de lo aburrido que fue, de lo mucho que usted habla y de cuanto quisieran que se callase y seguramente le recordaran a su madre y quizá hasta al resto de su descendencia. Sea breve en las juntas, y si no son importantes, bueno, para eso existe el correo electrónico, los memorandos, la mensajería interna, etc.
7. No haga recortes absurdos y excesivos: En plena época de recesiones, muchos sienten la necesidad de recortar gastos, piense, ¿cuales son los gastos que realmente se deben recortar? Muchos gerentes recortan absurdamente el gasto de la papelería, pero abusan de los gastos para viáticos e incentivos que ellos mismos se otorgan, tampoco atormente a sus empleados con esto. En una ocasión me tocó ver al gerente de una empresa, correteando a sus empleados con el recibo de la luz en la mano, exigiéndoles que ahorraran en corriente electrica. Mi punto es, ¿Al empleado realmente le importa? La realidad es que no, si se ve en la necesidad de hacer recortes, analice cuales gastos son innecesarios, que alternativas tienen que no supongan bajar demasiado la calidad en los suministros de la empresa (papelería, consumibles, gastos de operación, etc.), cuales son importantes y no hay prácticamente forma de eliminar o reducir. Con la lista en mano, haga un memorando informando las medidas a tomar sin comunicar cifras. Incluso puede ofrecer un pequeño incentivo al empleado más ahorrador que tampoco esté expresado necesariamente en números sino en especie
8. No cargue sus gastos personales a la contabilidad de la empresa: Quizá en este punto muchos se sientan ofendidos, he visto a gerentes pagar el vestido de su esposa, el reloj de cumpleaños para su amante o el carro último modelo para el hijo con la chequera de la empresa. No haga esto, de nuevo está robando a la empresa, usted debe recordar que su empresa es una persona ante la ley, y por lo tanto, también tiene gastos y necesidades, cargándole los suyos, solo la agobia fiscalmente, y al final, tendrá que hacerle frente a un auditor un día de estos.
9. Planifique, nunca improvise: Hace algunos años atrás estuve en una junta directiva, se nos proporcionó el documento para la planificación del 2007, totalmente en blanco. Entonces el nuevo gerente se acerco a nosotros, tomó la planificación del 2006, la lanzó lo más lejos posible y nos preguntó: “¿Hasta donde quieren crecer este año?” acto seguido, nos invito a escribir las cifras que nosotros pensáramos y a elegir la que de entre todos fuera la mejor. Esto no puede sucederle a una empresa seria. La planificación es el pilar de su crecimiento a lo largo de todo un periodo, no pude inventarse cifras o en el peor de los casos malabarear con ellas, no puede no tener una planificación escrita. Desgraciadamente muchas empresas son administradas a la deriva y se estrellan contra el iceberg de la quiebra porque sus directivos no planifican, y lo que es más, la mayoría de ellos, no lo considera importante. Cómo resultado del método absurdo que este hombre siguió, la empresa tuvo que cerrar 3 sucursales ese año, dos más al siguiente y actualmente su puesto está en peligro. No sea ingenuo, no llegará a ningún lado sin una planificación.
10. No abuse de los cursos de superación personal: Esta de moda en estos días que las empresas envíen a sus empleados a tomar cursos de superación personal. Literalmente, yo estoy en contra no de estos cursos, sino de muchos de los métodos que usan y de la dudosa “experiencia” de muchos de sus instructores. Pero yendo al tema, he notado que esto también lo han usado muchos empresarios como un arma de presión, “Tienes que dar lo mejor de tí, y no te debe importar si te pago o no por ello, ¿qué no eres profesional?” fue lo que le escuche decir a un jefe de marketing a uno de sus subordinados, corríjanme si me equivoco, pero la esclavitud se acabo hace mucho tiempo, ¿O no? La superación de una persona, no está peleado con la remuneración económica que esta deba recibir por su esfuerzo diario, no es un estandarte de las empresas para pagar menos y exigir más.
11. No tome decisiones con los sentimientos: Está quizá es la parte más difícil, el problema es que muchos gerentes y jefes de personal despiden a alguien porque no les cayo bien, no le obedeció en su capricho y ¿por qué no decirlo? No se sometió a sus deseos (que pueden hasta incluir algunos de índole sexual). Cuando tomamos decisiones basadas en los sentimientos y no en la razón, estamos más propensos a cometer errores brutales que pueden llevarnos a un escándaloso y costoso lío legal, financiero o personal, si va a tomar una decisión, en lo posible razone primero, si tiene alguien con quien consultarlo, hágalo, recuerde que usted no lo sabe todo y quizá alguien tenga una mejor solución que la suya, y si es el caso, no se olvide de reconocer la idea de esa persona.

Hasta aquí termino de citar algunos de los consejos para NO arruinar una empresa, estos son resultado tanto de mi larga vida laboral como de la experiencia de otras personas que han influenciado fuertemente en mi modo de tomar acciones y decisiones, se que es posible que no logre recordarlas todas o que cometa errores. Despreocúpese, haga lo mejor que pueda tratando siempre de seguir la mayor cantidad de ellos y todo estará bien.

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1. Salude a sus empleados: No hay nada de malo en ello, no los trate como si tuvieran una enfermedad contagiosa mortal, salúdelos y devuelva el saludo cuando ellos lo saluden. Muchas veces, el descontento del empleado empieza por ahí, ¡construya buenas relaciones con sus empleados!
2. Sonría: Si, una sonrisa puede mucho, se sorprenderá de cuan productivo puede ser un empleado que empieza su jornada laboral con una sonrisa.
3. No les mienta: Esto lo hemos dicho muchas veces, y lo seguiré insistiendo, sobretodo porque es una práctica demasiado recurrente en las empresas. Un empleado que sufre más de una decepción en su ambiente laboral, ya es un foco de productividad baja y descontento laboral
4. Interésese por ellos: Vea que necesidad tienen en su puesto de trabajo, ¿hay algo que se pueda hacer para que su estancia sea más relajada en el trabajo? Cuando usted se olvida que un cierto empleado o departamento existen, estos empiezan a trabajar por su cuenta, a trazar objetivos diferentes a los que su empresa necesita, pero sobre todo a no trabajar, total, “si la empresa me olvida, a mi se me olvidará trabajar”
5. No les cargue la mano: No le cargue la mano con su trabajo a un empleado, mida el nivel de productividad encargándole trabajos pequeños, vea hasta donde puede llegar, y en base a ello, ofrezca retos mayores.
6. No se olvide de remunerarlo por los extras: Esto le dolió, ¿verdad? Un empleado que no es remunerado por su justo trabajo, no trabajará bien, ni a gusto (y no habrá discurso motivador que lo haga cambiar de parecer), incluso evitará trabajar y propiciará lo mismo en sus compañeros.
7. Recuerde que no son sus esclavos: No les quite prestaciones, no los use para hacer trabajos en su casa, departamento, residencia, no los llame a destiempo y con incoherentes exigencias, etc. Gratis nadie hace nada.
8. Capacítelos constantemente: Y no me refiero a mandarlos solo a tomar cursos de superación, quizá haya alguna herramienta nueva que deban conocer, algún procedimiento o metodología innovadora que ellos podría utilizar en su empresa, no los estanque porque haciendo esto, está estancando a su empresa también
9. Proporcione las herramientas adecuadas para su trabajo: ¿Se necesita un taladro para trabajar? proporciónelo, ¿una computadora nueva? désela, ¿porqué limitarlo dejándolo sin sus instrumentos básicos de trabajo? La clave para que esto funcione por supuesto es que usted mantenga un estricto control sobre sus activos. Si el empleado realmente justifica la adquisición de eso que le hace falta, ¿por qué se lo retrasa? ¿Porqué solo da largas al asunto? ¿Por qué exige calidad si usted no da lo que se necesita para lograrla?
10. Generé espacios para liberar el stress: En una ocasión, mientras trabajaba en una distribuidora comercial, el dueño vio con malos ojos la improvisada mesa del café que el gerente había hecho para sus empleados, esto porqué ellos aprovechaban este breve momento para hacer una charla sencilla y relajarse unos minutos, inmediatamente lo mando a quitar, como resultado de esto, los empleados empezaron a meter clandestinamente ya no solo café, sino comida a sus lugares de trabajo, ¿no era mejor dejar que esparcieran por unos minutos a invadir todas las oficinas con olor a comida aún en horas críticas de trabajo? Cuando usted deja que el empleado liberé todo ese stress que diariamente se echa encima, este regresará a su lugar de trabajo más tranquilo y con la mente clara. En lugar de prohibirlo, establezca tiempos y / o condiciones para ello, sus empleados se lo agradecerán y lo verán como un autentico y épico héroe

Es curioso como estás son la mayoría de los reclamos de los empleados de cualquier empresa, lo que no es curioso sino alarmante, es como los mismos empresarios ignoran estas necesidad de su plantilla laboral. Ahora, piense ¿Cuantos problemas legales se hubiera ahorrado si tan solo hubiera visto por las necesidades de sus empleados en su lugar de trabajo? ¿Cuantas huelgas innecesarias se hubieran evitado si usted se hubiera sentado a escucharlos? ¿Cuantos despidos y contrataciones fugaces para cubrir de emergencia un puesto se hubiera ahorrado de haber remunerado de forma decorosa a sus empleados?

Ahora, ¿por qué dije al principio que estás empresas lo están engañando? Porque la mayoría de estás empresas, solo le dicen al empleado lo que él quiere escuchar, algo que por supuesto no le ayuda en nada. Otras, lo tratan de elevar a las estrellas sin siquiera darle un indicio de que es lo que debe hacer para ser mejor en realidad, algo como “tu puedes ser mejor hoy, porque eres una gran persona” no sirve, yo sé que soy una gran persona, y sin embargo, si al día siguiente mi jefe me llama a su oficina a las 7 AM para una junta sin sentido, lo maldeciré por el resto del día y no trabajaré bien por el resentimiento, esa es la situación que ocurre en muchas empresas hoy en día. Quizá para este momento usted este diciendo, “bueno eso ya lo se, ¿porqué me dices lo obvio?” Y si lo sabe, ¿por qué no lo hace?

Para terminar lo dejo con está pregunta, ¿cree usted que si un empleado le deja botado el trabajo a mitad de un inventario, es solo porqué es un hombre flojo y sin criterio profesional? Antes de juzgar y decir que si, condenar y crucificarlo, piense, ¿Cuanto contribuyo usted con su negligencia y descuido a que eso pasará? Si ha reconocido que usted también tuvo una gran participación, ¡Felicidades, está empezando a darse cuenta de cuan importante es cuidar a sus clientes internos! Pero sino es ese su caso, bueno va por buen camino hacía la destrucción y la quiebra.

¿Sabía usted que la mayor parte de su planta trabajadora no sale motivada después de que usted les ha dado lo que consideraría “un gran discurso motivador”? Al contrario, por lo general lo primero que hacen es quejarse de la gran perdida de tiempo que usted les hizo pasar No siempre se eleva la productividad de los empleados con discursos y palabras bonitas.

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Como administradores, muchas veces hacemos lo mismo, y en la gran medida lo hacemos para mal, ¿cómo es eso posible? Por favor lea atentamente las siguientes situaciones e identifique con objetividad en cuales ha incurrido usted, hacer este análisis con sinceridad, le permitirá, no sólo ser un mejor administrador, sino una mejor persona.

La carga emocional me aplasta

Hay gente sensible, muy sensible, quizá demasiado. Ser una persona así no esta mal repito, pero, el gran inconveniente aquí es que jamás podemos separar nuestras emociones de nuestras decisiones, lo que muchas veces nos lleva a situaciones en las que por ejemplo, tengamos que despedir a un empleado que es un pésimo elemento, pero por no querer perjudicarlo, seguimos soportándolo y permitiendo que el servicio deficiente que este presta moleste a nuestros clientes, en otras ocasiones, tememos llamarle la atención a un empleado que lo merece por temor a herir sus sentimientos, con lo que aquel aprende a que podrá hacer lo que quiera sin temor a ser reprendido.

Inhumano hasta los huesos

Y como el ser humano es muy extremista a veces, existe la contrapartida; el jefe inhumano que no se conmueve con nada, ni tiene consideración alguna hacía los problemas de sus empleados. Para él nunca será suficiente trabajo, y si fuera posible estar encima de los empleados recordándoles todo el tiempo lo que tienen que hacer, lo estaría. Siempre ve a los demás como inútiles, por lo que siempre pedirá más y nunca estará satisfecho. Es el mismo que por alguna razón, siempre ocupa los últimos 10 minutos de la jornada para cargar de trabajo a alguien y además exigirlo para ese mismo momento, o, que explota al empleado que se va de vacaciones al máximo, obligándolo a quedarse dos o tres horas extra en su último día laboral. Jamás tiene consideración alguna por nadie, porque tiene alma de capataz babilónico.

Irresponsable como adolescente de 15 años

Como la vida es corta y hay que divertirse, según mucha gente, existen dirigentes que llevan este dicho al extremo, quizá parezca un estigma, pero muchos administradores jóvenes suelen caer en este falso papel de jefe “buena onda” que raya en la irresponsabilidad extrema. Para esta persona, la planeación no existe, “¿para qué hacerlo si de todos modos las cosas salen al paso?” Es lo que he escuchado de manera muy recurrente en boca de muchos. Las fechas límite no importan para él, las reuniones con el cliente o el consejo son aburridas o “para ancianos”, y por supuesto las decisiones son siempre tomadas a la ligera. Una frase peligrosa para usted es la siguiente “¿Hasta donde creen que podamos crecer este año?” La pura frase en sí, denota a alguien inseguro, que no tuvo cuidado de analizar la curva de crecimiento de la compañía, y mucho menos de comprender el flujo del mercado en el que la compañía se desenvuelve. Lo más peligroso de tener un gerente así, es que en uno o dos años, se enfrentará a una grave crisis que llevará a la compañía a la quiebra.

Comunicativo como conductor de programa de espectáculos

Si los compañeros de trabajo metiches son molestos, un jefe o directivo que se entromete en todo, es un gran dolor de cabeza para la corporación entera. Esta persona carente de afecto y tacto siempre querrá saberlo todo sin importar que no entienda nada, tiende a dar “sugerencias” de como se deben hacer las cosas, aún cuando no tenga conocimiento o no este capacitado en ello, y por supuesto, igual que el conductor de espectáculos, negará todo cuando las cosas salgan mal producto de haberle hecho casos a sus “recomendaciones”. Siempre están criticando a todos y afirman hacerlo mejor y en menos tiempo. Para mala fortuna de esta persona, por lo general la gente huye de este tipo de personas y evitan expresar dudas, opiniones e ideas muy interesantes y que podrían aportar mucho beneficio.

El gran conferencista

El ego es algo que puede ser adictivo para mucha gente, y sustentar poder sobre alguien es parte de un cóctel altamente peligroso en manos de un ególatra. Este personaje siempre habla mucho, demasiado quizá, le gusta hacer largas reuniones de trabajo donde el único que habla es él y siempre termina alabándose a si mismo o destacando algo que él hizo por muy insignificante que este sea. Jamás acepta que alguien sea mejor que él, y menos si se trata de un subordinado a quien no sólo menospreciará sino que intentará reducir moralmente mediante la humillación o exposición de sus errores. Tiene la manía de querer tener la última palabra y no tiene reparo en promulgar a los cuatro vientos que nadie lo puede superar. Un gerente así es causa de división, descontento y desaliento entre las filas de la corporación. Por lo general se les puede identificar porque siempre hablan de calidad, superación profesional o motivación personal, les encanta citar a gente como Miguel Ángel Cornejo o Alex Dei, y no es que este mal hablar de estos temas o citar a estas personas, sino que por lo general sus hechos demuestran que nunca pondrán en práctica lo que predican.

El discípulo de Scrooge McDuck

El tío avaro de Donald Duck se queda corto ante un administrador que tiene una obsesión por reducir gastos y abaratar costos, esta actitud negativa siempre tiene un alto impacto en la economía de la organización y por supuesto en la de los empleados. El problema con esta persona es que siempre está ahorrando dinero en las cosas que realmente son necesarias y malgastándolo por el otro lado en cosas no tan necesarias. Por ejemplo, es posible que en algún momento el administrador de los sistemas de cómputo, solicite un nuevo lote de memorias RAM para colocar en algunos equipos que no cumplan las características requeridas de hardware para la ejecución de alguna nueva aplicación, esta petición será rechazada por el gerente general, quien gastará más de lo debido en algún viaje no tan necesario, en redecorar su oficina, o en una lujosa cena para los altos directivos de la compañía. He visto casos tan ridículos como el de un director persiguiendo a sus empleados con el recibo de la luz en mano y luego irse a tomar un costoso curso de habilidades gerenciales de más de $3000 dólares. Si se va a ahorrar, hay que ser parejos y congruentes.

Podría seguir citando muchas malas actitudes, el mundo gerencial esta lleno de ellas porque lamentablemente mucha gente llega ahí no por meritos, sino por ser el amigo, tío, primo, sobrino, novia, esposa, compra de o favor de alguien de mayor rango. Esto por supuesto también aplica para los dueños de las empresas que en su mayoría son gente que no tiene bases administrativas sólidas y van sorteando los problemas “como Dios les da a entender” cometiendo por supuesto una gran cantidad de errores, debido a que, como dije al principio, por lo general no saben separar su rol de administrador con el resto de roles que asumen en la vida. ¿Ya se identifico con alguno de ellos? Piense como puede evitar caer en estas malas actitudes y mejorar su gestión administrativa. ¿No se ha identificado con ninguna? Me parece que usted tiene un grave problema en sus manos, por favor, examine su gestión de nuevo y piénselo bien, antes de decir que no encaja ahí.

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Un empleado bien motivado es un empleado productivo y feliz

Así de simple, no necesita una regla más básica que esa, ¿Listo para tirar a la basura esos costosos libros sobre motivación y superación personal? Entonces siga leyendo. El ser humano por naturaleza necesita de un motivo para todo, su existencia se basa en un motivo de vida, y aquellos que encuentran el motivo de su existencia son simplemente felices sin importar a que se dediquen. Por eso, muchos no pueden explicarse como a veces gente tan humilde como el conserje de la escuela, el que recoge la basura todos los días o un humilde maestro puedan ser felices en medio de un mundo tan competitivo y hostil.

En las relaciones laborales la premisa es la misma. Un empleado no trabaja mejor sólo porque usted habla muy bien, o porque es un gran líder o por amor a la camiseta. Se que está pensando que estoy mal en este último punto, pero es aquí donde precisamente radica la parte central del asunto.

Si los objetivos de la empresa son acordes al plan de vida o los deseos y necesidades del empleado, por supuesto que trabajará con más ganas, y entonces podrá decir que tiene “amor a la camiseta”

Fuentes de motivación del personal

¿Puede darse cuenta entonces del problema? Muchas empresas trazan objetivos basados en los deseos, necesidades y a veces sentimientos de sus altos mandos, lo que es más, a veces los mandos medios son quienes imponen sus propios deseos por encima de todo lo demás, lo que hace que simplemente aquellos empleados que no se sientan identificados, simplemente vayan perdiendo motivación e intéres. Entonces hablando llanamente, podemos citar las siguientes fuentes de motivación hacia su personal que, combinadas, le garantizan el éxito en sus relaciones laborales.

1. Económica: El talón de aquiles de la gran mayoría de los altos funcionarios es este. He visto grandes empresas fracasar y entrar en crisis por algo tan simple como olvidar motivar económicamente a sus empleados o negarse a hacerlo por la simple avaricia del dueño, o en su defecto por el deseo de quedar bien con el dueño de parte de los mandos medios. Un empleado que es obligado a trabajar horas extra sin remuneración alguna o peor aún bajo la amenza de perder el empleo por supuesto que nunca más trabajará igual. Un empleado que se esfuerza por lograr un objetivo y al llegar a la meta no es recompensado económicamente, verá con desilusión como su esfuerzo fue en vano, y por supuesto, aunque a usted le duela, la realidad es que usted lo está explotando de forma artera y vil
2. Moral: Un empleado jamás se sentirá motivado cuando usted lo obligue a hacer algo moralmente reprochable, cuando atente contra sus ideas y aún contra sus principio religiosos. Por el contrario, cuando puede hallar en usted un líder moralmente intachable, trabajará más a gusto, sabiendo que usted es un jefe que puede comprenderlo. Pero además, motivarlo con palabras de aliento también es eficaz porque le hace sentir que es parte importante del equipo y le levanta la moral.
3. Material: A veces dar sólo dinero no es suficiente. En este caso, una pequeña motivación material es el método adecuado de levantar los ánimos en su personal, esto puede lograrse a través de reuniones informales de convivencia, premios en especie como artículos promocionales de la empresa gratis, cupones de descuento, vales de despensa, la conseción de un día franco después de una larga y extenuante jornada de trabajo, etc.
4. Ambiental: ¿Cómo es su ambiente de trabajo? Muchos empleados pierden la motivación al estar encerrados entre paredes monótonas, grises, aburridas. Lo que es más, tener al jefe encima todo el tiempo o asistir con demasiada regularidad a juntas que a veces siendo honestos no resuelven nada, destruyendo la moral de sus trabajadores. Mejore las condiciones ambientales, cambie el color de la oficina por uno más alegre, ponga algo de música de fondo para relajar el ambiente, sonría y salude a sus empleados, que puedan sentir la calidez de su persona, fomente la convivencia y como ya hemos mencionado antes, provea vías de escape como una pequeña sala de estar, pequeños tiempos controlados de relajación, una cafetera siempre disponible, etc. Le sorprenderá lo mucho que esos pequeños detalles pueden hacer por su personal.

Errores comúnes en el trato y motivación del personal

Para aclararle mejor las cosas, vamos a hacer una pequeña, pero bien nutrida lista de errores comunes que se comenten a diario en las empresas y que destruyen, asesinan la moral de sus empleados, ir reduciendo esta lista dentro de su organización debe ser una prioridad.

1. No pagar horas extras
2. Usar el pretexto del amor a la camiseta para obligar al empleado a hacer cosas que no desea o no son su trabajo
3. Romper las barreras interdepartamentales obligando al empleado a realizar tareas que le correponden a otro departamento (no importa cuanto lo justifique, el empleado jamás estará contento con esto)
4. Amenazar al empleado con despedirlo si no realiza tal o cual actividad
5. Favorecer descaradamente a un empleado por encima de otros sin que tenga al menos mérito
6. Poner en un puesto crítico al amigo / pariente / novia / amante / esposa / hijo por encima de alguien mejor capacitado
7. Menospreciar su trabajo y jamás darle reconocimiento
8. Tratarlo como sirviente
9. Obligarlo a realizar actividades fuera de la oficina que no esten relacionados con el trabajo
10. Llamarlo a su casa (o ir por él) en sus días de descanso para que realice tareas que pueden esperar
11. Prometer un ascenso o aumento de sueldo y no cumplir
12. Hacerlo esperar demasiado para aprobar algo sólo porque somos el jefe
13. Menospreciarlo como persona
14. Menospreciar a su familia
15. Gritarle por cualquier cosa y hacerlo víctima de nuestro mal humor

¿Se da cuenta que muchos de estos errores los ha cometido muy seguido? ¿Se da cuenta porque en la mayor parte de las ocasiones contratar a un motivador para que los haga gritar y saltar no da frutos, sino al contrario le vacía la cartera inútilmente? La parte más díficil es aceptar que él también es persona, que también siente y tiene sus momentos y días díficiles y pesados, cuando usted siente empatía hacia ellos y lo trasmite, los empleados lo veran con mejores ojos y trabajaran en armonía. Pero si usted adopta una actitud de “es su trabajo y si no lo hacen que se larguen a otro lugar”, entonces dejeme decirle que es usted un miserable, y lo que usted necesita no son empleados, sino esclavos.

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¿La administración es una ciencia o es un arte? Recuerdo cuando tomé mi primera clase de Administración donde me enseñaron los fundamentos de las ciencias administrativas, de la mano de una profesora muy guapa y talentosa. Por supuesto dado el enfoque que mi carrera universitaria ha tenido por muchos años, la mayoría de los egresados no terminan ejerciendo esa parte fuerte que nos diferencia por mucho de los ingenieros. Y no estoy para nada comparando, es más creo que es una discusión inútil y sin provecho esa eterna pelea “Licenciados vs Ingenieros”. A mi sinceramente no me importa (por lo que no atenderé comentarios de gente buscando provocaciones en ese sentido). Luego entonces, realmente son pocas las personas que en realidad entienden la importancia de la administración en todos los ámbitos de su vida, no solamente profesional.

Puedo decirlo con toda sinceridad, a lo largo de mis más de 20 años en el entorno laboral ha visto de todo. He visto empresas renombradas en su región quebrar, he contemplado compañías nuevas y emergentes morder el polvo de la ruina, y he sido testigo del desmoronamiento de departamentos completos dentro de una organización; todo por una simple premisa, la falta de administración y la tonta y absurda manía de muchos gerentes, directivos y propietarios, de no planificar. Estar al frente de una organización no es fácil, las empresas son maquinarías complejas que requieren tanto cuidado como un fino y lujoso auto deportivo, el gran problema del entorno empresarial de hoy es que la mayoría de las personas que están al frente tratan a su empresa como un cacharro viejo a punto de ser triturado.

Es aquí donde doy mi humilde punto de vista, para mí la administración es más que una ciencia, es un arte. Las ciencias requieren de modelos exactos y perfectamente cuantificables que pueden repetirse si se crean las condiciones adecuadas. El arte es un proceso más íntimo y cercano donde la subjetividad sigue siendo un peligro, pero la creatividad y experiencia permiten que ese peligro sea casi nulo. Y si administrar es un arte, quiere decir que al convertirme en administrador, me convierto en artista; más aún, yo soy el responsable directo de mi creación, ya sea una bella pintura capaz de inspirar a otros o un horrendo y bizarro monigote que de lástima y vergüenza.

No se sienta ofendido por la frase “monos cilindreros”, la idea detrás del concepto es que usted nunca llegue a ser igual o más bajo que esos vistosos primates, pero, de repente he encontrado que a mucha gente no le entra en la cabeza las cosas, ideas, sentimientos y deseos que tiene que hacer de lado para convertirse en un “rockstar” de la administración. Por eso, hay una verdad innegable, no cualquiera puede administrar.

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